Personal Electronic Document Management, abgekürzt KEDO, ist ein innovatives System zur Verarbeitung und Speicherung von Personaldokumenten auf elektronischem Wege. Derzeit ist der Übergang zu EDC freiwillig, aber im Laufe der Zeit kann er für alle Organisationen und Unternehmen verpflichtend werden, dies muss berücksichtigt werden.

Ist es jetzt notwendig, auf KEDO umzusteigen?

Elektronische Personaldokumentenverwaltung werden durch das Gesetz Nr. 377-FZ „Über elektronische Signaturen“ und das Gesetz Nr. 407-FZ „Über die Buchhaltung“ geregelt, die die Möglichkeit vorsehen, alle Personaldokumente elektronisch mit einer elektronischen Signatur zu unterzeichnen. Dies vereinfacht und beschleunigt die Bearbeitung von Dokumenten erheblich und verringert zudem die Wahrscheinlichkeit ihres Verlusts oder ihrer Beschädigung.

Einer der Hauptvorteile von KEDO ist die Zeit- und Ressourceneinsparung der Organisation

Das elektronische Signieren und Speichern von Dokumenten kann den Papieraufwand erheblich reduzieren und die Kosten für Druck, Lieferung und Lagerung von Papiermedien minimieren. Darüber hinaus können elektronische Dokumente schnell abgerufen und überprüft werden, was die Effizienz der Mitarbeiter in der Personalabteilung steigert. Unter anderen Vorteilen können wir Folgendes hervorheben:

• Fähigkeit, den Dokumentenfluss zu steuern und zu überwachen. Mithilfe eines elektronischen Systems können Sie die Bewegung von Dokumenten verfolgen und den Zeitpunkt und die Reihenfolge ihrer Verarbeitung steuern. Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sowie zur Vermeidung möglicher Verstöße und Fehler.
• Erhöhte Sicherheit und Vertraulichkeit der Personaldaten. Die elektronische Speicherung und Übertragung von Dokumenten bietet Schutz vor unbefugtem Zugriff und Informationslecks. Für jede Datei wird eine elektronische Signatur erstellt, die deren Integrität und Authentizität garantiert. Darüber hinaus können Sie mit dem elektronischen System flexible Zugriffsrechte für Mitarbeiter festlegen, um nur den erforderlichen Zugriff auf vertrauliche Daten sicherzustellen.
• Einhaltung aktueller Trends in der Entwicklung der Informationstechnologie und der Digitalisierung von Prozessen. In einer Welt, in der immer mehr Organisationen auf elektronisches Dokumentenmanagement umsteigen, wird der Einsatz von EDC für moderne Unternehmen zu einer Notwendigkeit.

Abschließend möchten wir noch einmal sagen, dass KEDO ein effektives und komfortables System zur Bearbeitung und Speicherung von Personaldokumenten ist. Durch die Implementierung können Sie bürokratische Prozesse reduzieren, die Arbeitseffizienz steigern und die Sicherheit und Vertraulichkeit von Personaldaten gewährleisten. Angesichts der modernen Anforderungen an die Digitalisierung aller Tätigkeitsbereiche ist der Übergang zu EDC ein logischer Schritt.